Expediente electrónico en la Intendencia apunta a mejora de gestión y transparencia administrativa

La Intendencia Departamental de Rivera está dando un paso cualitativo a la hora de reemplazar el trabajo manual por el electrónico y obteniendo un mayor rendimiento. Respecto a los primeros pasos del Expediente Electrónico, el Director de la Secretaría Administrativa, Newton Bolívar Seguí, expresó que “en la intendencia hace quince años atrás se manejó la posibilidad de avanzar en la parte tecnológica en la Administración, con la transición que hubo con todos los gobiernos en estos años, recién a partir del 2013 se concretó la idea”.
“Desde el Ejecutivo Departamental se nos encomendó la elaboración del proyecto de implementar definitivamente el expediente electrónico, habiendo sido aliados de la Secretaría Administrativa, la División Recursos Tecnológicos (informática) que pertenece a la Unidad de Recursos Humanos, Tecnológicos y Logísticos, el que una vez presentado al intendente, lo aprobó. Le siguieron la licitación y adjudicación a la empresa ganadora, GEOCOM”, señaló.
Newton Seguí explicó que “con el expediente electrónico funcionando, se digitalizará toda la información que presenta la ciudadanía. Se genera electrónicamente un documento (expediente electrónico) y de aquí en más, hará parte del gran avance tecnológico de la Intendencia”.
El Director de la División Recursos Tecnológicos, Edgar da Silva, parte fundamental de la implantación del sistema en cada terminal informático, expresó: “estamos cumpliendo un viejo anhelo del intendente. Contamos incondicionalmente con el apoyo de la empresa GEOCOM, que ha implementado el expediente electrónico en varias intendencias del país y tiene experiencia y conocimiento necesario”.
“A través de GEOCOM instalamos servidores y se han desarrollado algunos softwares que no teníamos. En los equipos internos de la Intendencia se hizo un revelamiento muy pormenorizado y hoy podemos decir que todas las oficinas cuentan con el requerimiento mínimo necesario para comenzar con el expediente electrónico”, culminó.
Por su parte, el Director de la Unidad de Recursos Humanos, Tecnológicos y Logísticos de la Intendencia, Téc. Prev. Marco Maciel, resaltó la importancia que tienen todos los integrantes del proyecto: “el expediente electrónico tiene varios componentes. Uno es el impacto ambiental con la eliminación del papel. Pasamos a ser más eficaces y eficientes al implantar el expediente y solucionamos otro problema que es el archivo del expediente de papel”. La puesta en producción está prevista para los meses de mayo o junio del presente año.
Maciel felicitó “a todos los que cada vez se comprometen más con la gestión y están tratando siempre de mejorar en todo. Eso es destacable desde la Comisión de Expediente Electrónico, la que es el pulmón y corazón de esta implantación”, destacando a “todos los compañeros que en diferentes puntos se pusieron la camiseta y están trabajando con entusiasmo. Lo vemos a diario y realmente nos da fuerza para seguir trabajando y mejorando”.
La Comisión de Expediente Electrónico está integrada por los doctores Ximena Rodríguez y Marcelo Cardozo desde Asesoría Jurídica, de Recursos Humanos el Psic. Marco Castro y Lic. Carol Guedes, Newton Seguí de Secretaría Administrativa, de la Unidad de Gestión de Calidad Arch. Sonia Díaz, y Edgar da Silva y Juan Carlos Sandín de Recursos Tecnológicos, sumándose en el transcurso otros funcionarios estratégicos.

CAPACITACIONES
Las capacitaciones comenzaron en el mes de abril y están a cargo del Director de División Recursos Humanos, Psic. Marco Castro, quien expresó que “hemos trabajado en cuanto a las capacitaciones que actualmente se están desarrollando. Seleccionamos en una primera instancia a diez funcionarios que integran la Mesa de Ayuda (grupo de instructores de capacitadores, funcionarios municipales) encargada de estar a la orden del sistema gestión de expediente y capacitar”.
Agregó que “cien funcionarios fueron seleccionados en una primera instancia, divididos en cinco grupos de veinte capacitados. La evaluación primaria es positiva y eficiente, el nuevo sistema de gestión fue bien recibido por los funcionarios ya que aporta agilidad, transparencia y eficiencia al flujo de trabajo”.
A futuro la interacción con el ciudadano será más fluida, ya que se le brindará a futuro, la posibilidad que desde su casa acceda a trámites. Un objetivo principal del proyecto es la consolidación de un moderno modelo de gestión electrónica de expedientes, que incorpora todas las piezas claves de la administración y permite disfrutar de todas las ventajas de una oficina sin papel.